CÓDIGO
O blog Productivity501 preparou uma lista de dicas para quem quer ter uma mesa organizada. São 12 sugestões, algumas mais óbvias, outras mais úteis. Uma delas é campeã, porque aparece em todas as listas de dicas de organização (e mesmo assim muita gente não segue): tenha um lugar fixo para deixar as coisas que você carrega no bolso - e mantenha neste mesmo local os carregadores e suprimentos de todas estas coisas.
Manter um bloco de anotações, e acostumar-se a não arrancar as folhas dele para jogar fora depois de anotar e usar, também é uma boa dica. Se você precisar na semana que vem procurar aquele telefone ou e-mail que anotou ontem, saberá onde ele está.
Mas a mais importante das dicas da lista, para mim, é uma das mais óbvias: é mais fácil e mais efetivo esforçar-se para manter a sua mesa enquanto você está usando (ao longo do expediente, por exemplo), do que limitar-se a organizá-la no final do dia. Se você organiza no final do dia, para no dia seguinte começar a desorganizá-la de novo, para quem você está organizando?
É óbvio, eu sei. Mas olhe nas mesas à sua volta no meio do expediente.
Leia a lista completa em 12 Tips for an Organized Desk
April 11, 2007 · Print This Article
Manter um bloco de anotações, e acostumar-se a não arrancar as folhas dele para jogar fora depois de anotar e usar, também é uma boa dica. Se você precisar na semana que vem procurar aquele telefone ou e-mail que anotou ontem, saberá onde ele está.
Mas a mais importante das dicas da lista, para mim, é uma das mais óbvias: é mais fácil e mais efetivo esforçar-se para manter a sua mesa enquanto você está usando (ao longo do expediente, por exemplo), do que limitar-se a organizá-la no final do dia. Se você organiza no final do dia, para no dia seguinte começar a desorganizá-la de novo, para quem você está organizando?
É óbvio, eu sei. Mas olhe nas mesas à sua volta no meio do expediente.
Leia a lista completa em 12 Tips for an Organized Desk
April 11, 2007 · Print This Article
Ser Organizado
Você já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto de deixa-lo impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por não lembrar o nome do mesmo? Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa? Já perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup?
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.
Há pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é britânica e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.
Muitas pessoas acreditam que ou se nasce organizado ou não, e se você não teve o privilégio de nascer organizado, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de organização. Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a organizar-se. Quando se fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um. A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.
A falta de organização prejudica a produtividade, pois há um acumulo de trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.
Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo e o trabalho torna-se mais tranqüilo.
O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a regras do tipo “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que facilitam ou prejudicam a obtenção de um método. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas. Aqui vão algumas dicas muito simples e práticas para você acabar com a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for o seu caso.
Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas
Algumas pessoas tem medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:
Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
Nenhuma ação: arquivo ou lixo
Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.
Organizando o local de trabalho
Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.
Arquivo e estantes
Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.
Anotações
Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.
Fluxo de Papéis
Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.
Correspondência
Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.
Gerencie suas Tarefas
Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.
Há pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é britânica e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.
Muitas pessoas acreditam que ou se nasce organizado ou não, e se você não teve o privilégio de nascer organizado, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de organização. Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a organizar-se. Quando se fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um. A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.
A falta de organização prejudica a produtividade, pois há um acumulo de trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.
Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo e o trabalho torna-se mais tranqüilo.
O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a regras do tipo “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que facilitam ou prejudicam a obtenção de um método. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas. Aqui vão algumas dicas muito simples e práticas para você acabar com a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for o seu caso.
Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas
Algumas pessoas tem medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:
Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
Nenhuma ação: arquivo ou lixo
Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.
Organizando o local de trabalho
Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.
Arquivo e estantes
Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.
Anotações
Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.
Fluxo de Papéis
Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.
Correspondência
Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.
Gerencie suas Tarefas
Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
Lixo
Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.
Planejando o seu dia
Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
Agendando suas atividades
A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.
Não se afobe com a bagunça
Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
Carlos Alberto Legal Filho é consultor do MVC – Instituto M. Vianna Costacurta Estratégia e Humanismo em Planejamento, Organização do Trabalho e Gestão do Tempo, Qualidade de Vida, Produtividade Pessoal e Organizacional, Stress Management
Tel : 11 3171-1645 / 3285-2438costacurta@terra.com.br http://www.institutomvc.com.br/
Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.
Planejando o seu dia
Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
Agendando suas atividades
A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.
Não se afobe com a bagunça
Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
Carlos Alberto Legal Filho é consultor do MVC – Instituto M. Vianna Costacurta Estratégia e Humanismo em Planejamento, Organização do Trabalho e Gestão do Tempo, Qualidade de Vida, Produtividade Pessoal e Organizacional, Stress Management
Tel : 11 3171-1645 / 3285-2438costacurta@terra.com.br http://www.institutomvc.com.br/
Organização Melhora a Qualidade de Vida
Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse.
Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse.
Até mesmo em casa, use objetos organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificar-se que realmente será útil.
Para o bem de sua saúde física e conforto, tenha certeza que você está trabalhando em condições suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável. Devolva os Objetos no Lugar. Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o que permitirá que você comece a trabalhar sem demora.
As pessoas merecem o melhor ambiente, cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, facilita a venda do produto ou serviço. Evita perdas e danos de materiais e produtos e é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.
Os principais pontos/áreas que se deve atacar com a limpeza são: processos relativos ao produto ou serviço, postos de trabalho, setores, estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo, áreas externas, fachadas, jardins, atendimento.
Crie o Time da Qualidade, conscientize seu pessoal sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela limpeza em seu ambiente de trabalho. Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los. As mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso. Nada deve ser jogado no chão. Diariamente, retirar pó e sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, portas, prateleiras, armários, mesas, cortinas, cadeiras e locais usados. Não existe exceção quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a Qualidade Total. Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho.
As pessoas merecem o melhor ambiente, cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, facilita a venda do produto ou serviço. Evita perdas e danos de materiais e produtos e é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.
Os principais pontos/áreas que se deve atacar com a limpeza são: processos relativos ao produto ou serviço, postos de trabalho, setores, estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo, áreas externas, fachadas, jardins, atendimento.
Crie o Time da Qualidade, conscientize seu pessoal sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela limpeza em seu ambiente de trabalho. Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los. As mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso. Nada deve ser jogado no chão. Diariamente, retirar pó e sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, portas, prateleiras, armários, mesas, cortinas, cadeiras e locais usados. Não existe exceção quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a Qualidade Total. Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho.
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