sexta-feira, 22 de março de 2013

Auditoria Interna

CÓDIGO

É uma das melhores ferramentas de avaliação da gestão de RH e processos das organizações. Utiliza-se para avaliar e implantar as melhores práticas empresarias.
Antes é preciso elaborar um bom planejamento. Para isso, deve-se ter concluído alguns processos a saber:
1) A organização deve possuir um sistema de gestão implantado (Ex. Norma ISO 9001:2000), que é a mais comum entre as empresas.
2) Ter identificado e documentado seus processos, procedimento, instruções de trabalho e políticas de gestão.
3) Ter estabelecido e documentado um plano de competências e um manual de descrição de cargos.
Caso algum dos itens não esteja de acordo, ou formalmente instituídas, partiremos para as normas legais (CLT, de acordo com os padrões estabelecidos, bem como requisitos contratuais, normas, leis ou portarias, etc.)
 
 
 
Sabemos que muitas empresas não possuem essas definições ou não há um sistema de gestão implantado e documentado. Nesse caso, ajusta-se o plano de acordo com as características da empresa. No lugar do processo podemos usar áreas ou gerências.
No lugar de itens da norma podemos utilizar atividades que serão auditadas. No restante do documento aproveita-se como está. Depois de aprovado o plano de auditoria, o próximo passo é divulgá-lo para todas as áreas da empresa. Pois a auditoria é agendada antecipadamente fazendo com que os gerentes busquem soluções para problemas antes da auditoria.
Apesar da auditoria não ter foco punitivo, nenhum gerente gostaria de ser notificado com uma Não Conformidade, então é preciso passar segurança para os gestores e tratar a auditoria como uma parceria. Se você é auditor interno, é preciso saber trabalhar isto com o gerente. Ele precisa estar aberto as sugestões.
A Auditoria divide-se em 3 etapas:
1) Reunião de Abertura: entre a equipe auditora e o gerente da área envolvida (ou do processo). A todos será dada chance de discutir e antecipar dificuldades e formular planos para lidar com situações. Deve ser abordado:

 
  • Apresentar o papel de cada membro da equipe;
  • Apresentação da equipe auditora;
  • Apresentar o papel de cada membro da equipe;
  • Enfatizar os objetivos da auditoria e a abordagem focada em processos;
  • Esclarecer que os auditores tentarão não interferir nas operações da empresa
  • Discutir como a auditoria será realizada

  • 2) Reunião de Auditoria: É a realização da própria auditoria.
    3) Encerramento: 3 fases a saber. Uma quando os auditores encerram a auditoria na área ou processo que está auditando e outra quando é divulgado o resultado de toda a auditoria para a empresa. Há também uma reunião com a alta direção, apresentando não só os resultados, mas todos os detalhes (pontos positivos e negativos da auditoria).
     
    Realização da Auditoria
    É necessário levantar todas as informações pertinentes para realização de uma auditoria. Ex. Plano de Carreira, mapa das competências exigidas pelas funções, manual de descrição de cargos, plano e avaliação de treinamento, qualificação do pessoal.
    Esse anexo é um exemplo de plano de competência: simples e prático.
     
     
    Lembrando que caso não existe algum destes documentos, sendo eles obrigatórios devem ser providenciados e estabelecidos o prazo para apresentar esta documentação. Quanto à avaliação das normas legais (CLT, etc...) podem ser realizadas normalmente e registrando desvios quando houver desacordo. Para toda não conformidade, é necessário que se registre em formulário específico (Digital ou impresso)contento todas as evidências encontradas. Depois de registrado, é entregue ao gerente da área responsável para abertura de ações corretivas para sanar o problema.

    Exemplo de não conformidade evidenciada e registrada:
     






    A ISO 9001:2000 servira de exemplo de norma para parâmetro de auditoria onde o item 6.2 refere-se a Recursos Humanos. Vamos pegar como exemplo Para melhor visualização das necessidades, avalie a figura abaixo.





    Como todo e bom auditor, utilize o auxilio de um: CHECK LIST DE AUDITORIA
     
  • Existe terinamento introdutório para novos colaboradores? O mesmo é orientado sobre: Visão, missão, valores objetivos e metas?
  • As descrições de Posições/funções do pessoal envolvido nas atividades relacionadas ao escopo estão atualizadas?
  • Cada função possui um documento descrevendo a qualificação necessária para o bom desempenho das atividade?
  • O planejamento do treinamento leva em conta: as necessidades operacionais da empresa? Abrange os temas técnicos, comportamentais e sociais? Contrata cursos externos como complemento? Os custos estão previstos no orçamento da empresa?
  • Existem critérios para medir a eficácia dos treinamentos?
  • Os registros dos treinamentos realizados são mantidos e atualizados?
  • O pessoal que executa atividades que afetam a qualidade do produto é qualificado com base na escolaridade, treinamento, habilidade e experiência?
  • É assegurada conscientização dos funcionários da aplicação e importância de suas atividades e como eles contribuem para o cumprimento dos objetivos da empresa?


  • Segundo a norma ISO 9001:2000 (6.2. Recursos Humanos), os colaboradores só podem assumir cargos depois de possuírem todas as competências necessárias para as atividades correspondentes; o mapeamento das competências deve se relacionar diretamente com as atividades que afetam o produto ou serviço ofertados pela empresa. Portanto a empresa deve fornecer o treinamento que garantam as competências dos profissionais envolvidos o produto ou serviço.

    Adaptado texto Prof. Rinaldo Lima (Coordenou vários trabalhos relacionados a implantação de sistema de gestão da qualidade e trabalha atualmente na área de Gestão Empresarial - área responsável por todo o sistema de gestão da empresa inclusive o Planejamento Estratégico - da Sercomtel SA Telecomunicações).

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