Como Elaborar um Plano de Cargos e Salários?

CÓDIGO

Elaboração de uma Política de Cargos e Salários

Esse assunto é muito importante para o gestor de remuneração pois cada passo deve ser bem analisado para que haja efeito na funcionalidade do plano.

Conteúdo de um Plano de Cargos e Salários

A elaboração de um PCS inicia-se pela composição dos cargos e funções que irão compor a carreira funcional da empresa e deve conter:

O perfil dos cargos analisados;

A descrição de cada cargo ou função;

As tabelas de cargos, suas classes e respectivos salários;

A forma de progressão de níveis dentro de uma mesma faixa salarial;

A forma de progressão de uma faixa salarial para outra.

Também faz parte de um PCS um conjunto de regras para promoção, transferências para outros cargos e áreas, por tempo de serviço, por desenvolvimento de habilidades e competências e mediante resultados de avaliação de desempenho. Requer também definir a periodicidade de realizar a manutenção das práticas adotadas, critérios de acesso, enquadramentos, reclassificações dos cargos, análise da estrutura, inclusão de novos cargos, bem como quem será responsável pela atualização e divulgação de novas medidas.

Etapas de Elaboração de um Plano de Cargos e Salário (PCS)

1- ANÁLISE PRELIMINAR: é necessário contextualizar a empresa no ambiente corporativo, identificando-se o negócio da organização, as tendências de mercado e os objetivos da implantação de uma política salarial, tudo de acordo com o planejamento estratégico e os objetivos da organização.

A responsabilidade inicial é da área de R.H., que amparada pelo conhecimento de várias alternativas de "Planos de Cargos e Salários", apresentará á direção da empresa para tomada de decisões. Nem sempre nesta fase há um consenso de imediato, e isto dependerá da forma de gestão que reina na empresa, ou seja, se for democrática e participativa, facilitará a discussão e entendimento de cada uma das alternativas apresentadas.

Porém se for uma empresa fechada onde as decisões são sempre da alta direção, algumas dificuldades se apresentarão ao longo do tempo. A mais comum é fazer tudo as "escondidas", ou então implantar sem comunicar ou não envolver os líderes da empresa. Desta maneira o projeto se torna algo desejado, mas não legitimado pelos colaboradores e lideranças, que poderão não se comprometer com os resultados e objetivos do programa que os ajudarão a gerenciar as questões salariais de suas respectivas equipes.

Portanto nesta primeira fase algumas etapas devem ser respeitadas, e devem ser flexíveis conforme a cultura e modelo de gestão reinante no momento;

Devemos estar atentos as etapas da primeira fase para a elaboração do PCS. Então veremos as etapas mais importantes para essa primeira fase que é a análise preliminar:

a - Escolha do modelo de PCS a ser implantado:

Qual o modelo mais recomendado adotar no momento? Para chegar a esta decisão a área de R.H. deverá realizar prévio estudo, ou então contratar consultoria especializada para realizar um diagnóstico e sugerir um modelo que seja compatível com a realidade organizacional e financeira. Entre os diversos modelos de PCS podemos elencar os mais utilizados pelas organizações:

- Método Quantitativo: Comparação de fatores, Método dos Pontos, Hay System.

- Não quantitativo: Escalonamento, classificação de cargos (graus pré determinados).

- Remuneração Variável: Por resultados, por desempenho, por metas. 

Esta fase é determinante para o sucesso do PCS a ser implantado. Tanto a alta direção como a área de R.H. devem estar coesas do modelo a ser adotado, pois ao contrário ao longo de um período poderá sofrer sansões e pequenas sabotagens de ambos os lados. Quando isto acontece todos saem perdendo, pois um PCS precisa de manutenção e de adequação às realidades e movimentação que ocorrerem com as funções.

b- Quem será o responsável pela implantação:

Deve ser identificado se na estrutura da empresa há algum profissional com competência para se responsabilizar pela implantação, se será capacitado antes dos trabalhos iniciais ou se dependendo do prazo requerido para a implantação, contratar uma consultoria para realização dos trabalhos. Apesar do investimento ser maior, datem a vantagem da consultoria ser especialista no assunto e do prazo de entrega do trabalho ser menor.

c- Identificar o responsável pela administração do PCS: Alguma pessoa da área de R.H. será indicado para responder pelo processo de administração do PCS após a implantação. Esta pessoa deve participar desde o inicio dos trabalhos visando conhecer amplamente as bases do modelo adotado e como proceder para realizar a manutenção dos cargos, salários e políticas adotadas.

d- Avaliar a capacidade financeira da Empresa: Independente do modelo de PCS a ser adotado, ou se será consultoria ou profissional interno que realizará a implantação, deve-se avaliar a capacidade financeira da empresa e da disponibilidade da direção em investir, pois normalmente o trabalho desde o inicio demandará custos / despesas para a empresa.

e- Nível de comunicação e transparência do Projeto:

Após o diagnóstico inicial, deve-se decidir que abrangência se dará a comunicação do projeto aos colaboradores, que tipo de informação será divulgada, como será divulgada, por quem será divulgada e qual a freqüência de comunicação. A maneira como será comunicado e o que será comunicado tem uma importância fundamental para o sucesso do programa, pois este tipo de trabalho promove muitas expectativas e incertezas nos colaboradores, pois lhes atingem diretamente. Por tanto esta fase requer muito cuidado e percepção dos anseios dos colaboradores para alinhar-se aos objetivos do trabalho, caso contrário poderá gerar angustia e insatisfações.

Agora veremos tópicos necessário para a segunda fase para a elaboração do PCS:

2- CONHECIMENTO DA ESTRUTURA ATUAL: Nesta fase deve ser levantada toda a informação possível sobre as estruturas de cada departamento, identificando principalmente:  os diferentes cargos existentes, a quantidade de cada um, os salários de cada um, relação nominal dos colaboradores de cada área, organograma da empresa se houver, relação alfabética dos cargos e salários de toda empresa, Descrições dos cargos se houverem.

A partir destas informações o Analista que realizará o trabalho tomará conhecimento da estrutura da empresa como ela é hoje, facilitando seu planejamento para poder iniciar seus levantamentos em áreas que possam fluir os trabalhos com maior velocidade e entendimento pelas lideranças da área, paralelamente apoiará e disponibilizar-se-á para as áreas com maiores dificuldades na fase de levantamento e entendimento das atividades e responsabilidades que deverão estar descritas nas Descrições de Cargos.

3- DESCRIÇÃO DOS CARGOS: A "descrição de cargo" é um documento onde se registra todas as informações e requisitos de cada cargo na empresa. Ao final desta fase teremos uma fotografia do que cada colaborador faz em suas respectivas áreas de trabalho. As principais informações de uma descrição são:
- Nomenclatura do cargo atual, área em que aparece na estrutura da empresa;
- Nomenclatura do cargo atual, área em que aparece na estrutura da empresa;
- Quem são as pessoas que realizam esta função na empresa;
- Principais tarefas, responsabilidades e sua freqüência, (diária, semanal, etc);
- Principais requisitos do ocupante para realizar as tarefas.
- Quais recursos, equipamentos e condições necessárias que utilizam durante a realização do trabalho.
- Que autoridade e autonomia necessitam durante a execução.
- A quem se subordina ou a quantidade de pessoas que lidera.
- Objetivos do cargo.
Como fazer uma descrição de cargos?

As maneiras freqüentemente utilizadas para levantar as informações são:

- Método da Observação: É o ato do Analista ir até o local de trabalho e observar o ocupante da função realizando as tarefas. Este modelo permite identificar movimentos, freqüência, complexidade, condições ambientais do local, dificuldades, interferências entre outras informações. Normalmente é utilizado quando o Colaborador não pode parar seu serviço ou quando o Analista durante uma entrevista tem dúvidas do que realmente o ocupante faz e não consegue avaliar a complexidade e importância da função.

Ele é recomendado apenas para as funções operacionais, pois é bastante moroso.

- Método da Entrevista: O Analista se prepara com informações a respeito do cargo, dos objetivos e características da área onde a função esta inserida e pessoalmente questiona o ocupante do cargo a respeito do que ele faz, como ele faz e para que fim ele faz cada tarefa, registrando as respostas em formulário que após a entrevista servirá de base para descrever tecnicamente a Descrição de Cargo.

O Analista neste método deve ter alguns cuidados, a exemplo de informar o entrevistado dos objetivos deste trabalho e da importância de saber o que ele faz, devendo deixá-lo consciente da importância das informações que ele dará e que isso auxiliará a empresa a manter atualizada as responsabilidades de cada pessoa na organização. A Entrevista somente termina quando por varias vezes o Analista questionar o que mais você faz e obter a resposta: já falei tudo o que faço.

- Método do Questionário: Este método consiste em elaborar uma ferramenta de coleta das informações a respeito do cargo. O Analista deve treinar os responsáveis de todas as áreas da empresa, pois eles que entregarão para as respectivas equipes para que cada um responda o "Inventário da Função". É solicitado aos líderes de cada área que o Colaborador entregue a ele o "Inventário da Função" preenchido, para validar as informações que apontou, incluindo e excluindo informações e responsabilidades que o Colaborador possa não ter registrado.

Aluno Abaixo segue modelo de um "inventário Da Função", e a quarta fase da elaboração do PCS:

Modelo de Formulário "Inventário da Função".

INVENTÁRIO DA FUNÇÃO - Este formulário tem como objetivo levantar e documentar todas as tarefas, responsabilidades e função de cada colaborador e será a base para realizar a "Descrição de Cargo" de cada função na empresa. A Descrição de forma organizada e técnica facilitarão par a área de R.H. melhor recrutar, treinar e identificar os requisitos e perfil necessários e permitir controles mais precisos das funções na empresa.
Nome do Funcionário:			Depto.:
Cargo:		Tempo no cargo:			Data: ___/___/__
O QUE FAÇO (Relacione uma tarefa de cada vez)	COMO FAÇO (Como executo e o que utilizo para realizar a tarefa)			PORQUE FAÇO (qual a finalidade/ Propósito)

Fonte: Valquíria Gasparotte (2009) - Modelo de Formulário "Inventário da Função".

4- ANÁLISE DAS FUNÇÕES: De posse das "Descrições de Cargos" e de todas as informações sobre a organização e da estrutura organizacional, o Analista reúne uma série de elementos que lhe auxiliará conhecer as atividades individuais e coletivas das funções nos diversos setores que compõem a empresa, facilitando assim distinguir complexidades e responsabilidades intrínsecas de cada cargo na empresa.

O perfil e requisitos de cada cargo deverão ser revistos agora em função de que todas as descrições já foram elaboradas e assim podemos definir padrões para cada tipo de classe conforme sua natureza.

Nesta etapa os cargos devem ser separados conforme sua natureza e comumente encontramos as seguintes:

- Cargos de Liderança (Gerentes e Supervisores)

- Cargos Administrativos e Técnicos de nível superior

- Cargos Operacionais

Outro aspecto a ser definido nessa etapa é a nomenclatura do cargo, o qual o distinguirá dos demais, e deve ser de forma que revele o que o cargo é na sua essência.

Conhecer os cargos, suas características e representatividade no contexto da organização é fundamental para o processo seguinte que será o de avaliar o quanto cada cargo representa na estrutura da organização. Para tanto a "Descrição de Cargo" os pré-requisitos do cargo e os apontamentos que o Analista fez enquanto coletava as informações, serão elementos úteis para garantir uma análise coerente.

5- AVALIAÇÃO DOS CARGOS: é uma forma de se estabelecer o valor relativo de um determinado cargo na estrutura organizacional e sua posição em relação aos demais cargos existentes na empresa, de forma a atribuir a esse cargo uma remuneração justa em relação aos cargos inferiores e superiores em termos de exigências e responsabilidades.

Quando fazemos a distinção da importância do cargo de Engenheiro Mecânico frente ao cargo de Motorista de Veículo, estamos realizando uma avaliação, pois esta distinção deixa claro que o Motorista de Veículo apesar da contribuição de seu trabalho para as atividades da empresa elas são de menor complexidade e exigirá do ocupante do cargo menor iniciativa, qualificação técnica e educação formal do que para realizar as atividades do Engenheiro Mecânico e por tanto este último terá uma remuneração maior que a do Motorista.

A avaliação dos cargos consiste em julgar em que posição da estrutura o cargo esta posicionado. Esta posição lhe identificará sua importância de forma hierarquizada e o seu valor salarial pela posição que ocupa. Esta posição é identificada pelas responsabilidades e entregas de resultados proporcionados à organização.

A escolha dos fatores de avaliação:

Os cargos são compostos por fatores e pré-requisitos, os quais estabelecem a base de avaliação de um cargo.

Os fatores de avaliação, facilitam a diferenciação de um cargo em relação ao outro e aos demais em relação ao valor do conjunto de atividades e responsabilidades que os compõem.

A seleção dos Fatores de Avaliação deve basear-se:

- No conjunto de cargos específicos da empresa, ou seja, à espécie de trabalhos a serem avaliados;

- Classificação gerada pela natureza e agrupamento dos cargos;

- No grau de complexidade do negócio e da qualificação e níveis de entrega da mão-de-obra;

Estes fatores para poderem contribuir com o processo de avaliação dos cargos devem ser abrangentes e terem elementos para poderem abordar os seguintes requisitos conforme citado por MARRAS (2002, p.104) :

- Requisitos mentais - Composto pelos fatores: escolaridade, experiência, complexidade, habilidade analítica, criatividade, precisão, precisão, julgamento e iniciativa e planejamento.

- Requisitos Físicos - Composto pelos fatores: esforço físico, habilidade manual, fadiga mental/visual, concentração, monotonia, pressão do trabalho e pressão emocional.

- Responsabilidades - Composto pelos fatores: Por material, por ferramentas e equipamentos, por erros, por valores, por contatos, por subordinados e por dados confidenciais.

- Condições Ambientais: Composto pelos fatores: Riscos do local de trabalho, risco do ambiente, riscos externos.

Leia este artigo sobre cargos: http://www.slideshare.net/jcalvano/palestra-conceitos-basicos-cargos-e-salarios

6 - PESQUISA SALARIAL: é uma ferramenta geralmente utilizada durante a montagem de uma estrutura salarial na empresa. Por meio da pesquisa salarial, a organização consulta outras empresas que possuem os mesmos cargos, que atuam na mesma área de serviços ou produtos e preferencialmente que estejam localizadas na mesma região da consultante, para identificar valores médios de salário pagos a cada um dos cargos, requisitos para ingresso, benefícios concedidos etc.

A sondagem do mercado salarial deve ser uma constante prática pela organização, visando manter atualizada as práticas salariais e os benéficos concedidos pelo mercado regional, evitando assim a perda de mão-de-obra e reivindicações internas para nivelamento dos valores salariais praticados pela organização.

7- DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA SALARIAL: É quando se conclui o "desenho" de um PCS, ou seja, quando todos os cargos são classificados de forma compreensível em respectivas tabelas salariais, divididas geralmente por grupos ocupacionais com faixas salariais e níveis salariais definidos.

Os grupos ocupacionais agrupam cargos cujos requisitos e salários são idênticos ou estão muito próximos e na maioria das estruturas salariais estão divididos em:

- grupo ocupacional de nível básico: reúne os cargos para os quais se exige pouca escolaridade, geralmente em nível de primeiro grau, e um baixo nível de especialização profissional, onde também se encontram os salários iniciais do plano de cargos. Nesse grupo ocupacional se encontram os ajudantes gerais, auxiliares de serviço, jardineiros, zeladores, recepcionistas etc.;

- grupo ocupacional de nível médio: reúne os cargos para os quais se exige no mínimo escolaridade de segundo grau, incluindo os cursos técnicos ou profissionalizantes, onde o salário ocupa um nível intermediário perante os demais cargos da uma empresa. Nesse grupo ocupacional se encontram cargos como assistente administrativo, técnico de laboratório, técnico de segurança no trabalho, auxiliar de enfermagem etc.

- grupo ocupacional de nível superior: reúne os cargos para os quais se exige obrigatoriamente um diploma de curso superior, em razão das responsabilidades que os ocupantes desses cargos necessitam assumir para o exercício de suas funções e onde estão estabelecidos os salários mais elevados de um PCS, excluídos aí os cargos de chefia e direção, geralmente estabelecidos pela legislação trabalhista como piso salarial de acordo com a formação exigida do trabalhador. No grupo ocupacional de nível superior estão cargos como advogado, médico, engenheiro, enfermeiro, químico, cirurgião dentista, jornalista, nutricionista etc.

As faixas salariais devem ser estabelecidas dentro de uma amplitude que permita iniciar com um salário médio para determinado cargo, levando em consideração o ambiente empresarial, ou com o salário estabelecido para o cargo conforme acordo sindical ou ainda conforme o piso salarial estabelecido por lei, e que haja uma diferença percentual interníveis que permita aos ocupantes desses cargos visualizar a sua progressão salarial conforme o tempo de serviço, avaliação de desempenho ou promoção na organização.

Algumas empresas estabelecem também uma estrutura de cargos de chefia e direção, entretanto nesse caso não existem requisitos estabelecidos por lei ou por convenção coletiva de trabalho, sendo que cada organização constrói a sua própria estrutura e estabelece os salários e comissões para esse tipo de cargos. Outras organizações não divulgam de forma ostensiva os valores dos salários dos cargos de chefia e direção, mantendo essas decisões no nível gerencial.

8 - PROCEDIMENTOS E POLÍTICAS DE REMUNERAÇÃO - Consiste de um documento normativo que norteará todas as práticas, decisões e gestão da remuneração na empresa. Aprovado pela alta direção este instrumento diretivo facilitará às lideranças da empresa a tomarem decisões, bem como servirá para deixar claro a todos os níveis da organização sobre as políticas e direcionamentos quanto às questões salariais, promoções, transferências e informações sobre:

- Como se compõem o Salário e a classificação dos cargos na empresa;

- A classificação dos cargos na estrutura da Empresa;

- Como se processará as promoções e enquadramentos;

- Como se dará a manutenção e quem será responsável;

- Períodos de reajustes, aumentos e reclassificação dos cargos;

- Controles, autonomias e aprovações.